JOBANSØGER
SPECIFIK INFORMATION OM LOU ADVOKATERS DATABESKYTTELSE TIL JOBANSØGERE
LOU ADVOKATERS BEHANDLING AF DINE PERSONOPLYSNINGER
LOU ADVOKATER, CVR-nr. 35272348, Østergrave 4, 3. sal, 8900 Randers C, e-mail: gdpr@lou.dk, tlf.nr.: 70 300 500, behandler personoplysninger om dig, som vi har modtaget fra dig (opfordret eller uopfordret), som led i vores bedømmelse af, hvorvidt vi kan tilbyde dig en stilling.
Endvidere behandler vi personoplysninger om dig, som indhentes direkte fra dine angivne referencer. Typisk tidligere arbejdsgivere.
Advokatfirmaet behandler tillige de personoplysninger, som du har offentliggjort, f.eks. på sociale medier, hvis det vurderes nødvendigt og har en saglig forbindelse i forhold til vores bedømmelsesproces.
I visse tilfælde modtager vi dine personoplysninger fra en tredjepart, såsom f.eks. en kommune. Hvis LOU ADVOKATER vurderer, at oplysningerne er relevante for sagen, vil de indgå heri, og du vil derigennem blive gjort bekendt med oplysningerne. Advokatfirmaet sletter oplysninger, som ikke findes tilstrækkelig relevante for sagen.
LOU ADVOKATERs behandling af dine personoplysninger omfatter samtlige af de oplysninger, som du har valgt at medsende din ansøgning. Det vil typisk være dine almindelige personoplysninger, men tillige CPR-nr., følsomme personoplysninger (helbredsoplysninger) og i særlige tilfælde oplysninger om strafbare forhold.
LOU ADVOKATER BEHANDLER DINE PERSONOPLYSNINGER TIL SAGLIGE FORMÅL
LOU ADVOKATER foretager behandling af dine personoplysninger med henblik på vurderingen af, hvorvidt advokatfirmaet kan tilbyde dig en nuværende eller fremtidig stilling.
Advokatfirmaet vil alene behandle dine følsomme personoplysninger, f.eks. helbredsoplysninger, oplysninger om strafbare forhold, og CPR-nr, hvis vores behandling heraf er nødvendigt for den konkrete bedømmelsesproces.
Vi behandler dine kontaktoplysninger (navn, adresse, tlf.nr. og e-mail) for at fastslå din identitet og varetage kommunikationen med dig, hvis du ikke er repræsenteret af din egen advokat.
LOU ADVOKATER BEHANDLER DINE PERSONOPLYSNINGER LOVLIGT
Som led i driften af vores advokatvirksomhed behandler vi dine personoplysninger i medfør af en række behandlingsgrundlag, der følger af henholdsvis Databeskyttelsesforordningen samt Databeskyttelsesloven. LOU ADVOKATER behandler dine personoplysninger lovligt, da samtlige behandlingsaktiviteter baseres på et behandlingsgrundlag.
Behandlingsgrundlagene er følgende:
LOU ADVOKATER behandler dine personoplysninger i medfør af firmaets legitime interesse i at vurdere om du tilbydes en stilling[1] og med henblik på at overholde advokatfirmaet retlige pligter[2].
I visse tilfælde vil LOU ADVOKATER behandle dine offentliggjorte oplysninger, hvilket vil ske, hvis det findes nødvendigt og sagligt i forhold til den konkrete rekrutteringsproces[3]. Såfremt din offentliggjorte personoplysning udgør en almindelig oplysning, vil advokatfirmaet kunne behandle oplysningen, som følge af vores legitime interesse i at foretage en fyldestgørende bedømmelse af din profil.
Advokatfirmaets retlige pligter er blandt andet iagttagelse af firmaets databeskyttelsesretlige pligter, såsom fremsendelse af nærværende underretningsskrivelse m.v., iagttagelse af eventuelle pligter, der udspringer af ansættelsesretten samt foretagelse af løbende egnethedsundersøgelse i henhold til Hvidvaskloven.
LOU ADVOKATERs legitime interesser er interessen i 1) at kunne foretage bedømmelse af, hvorvidt vi kan tilbyde dig en stilling, 2) at kunne foretage en grundig vurdering af din profil, 3) at kunne kommunikere med dig, herunder indkalde til uddybende samtale, 4) at afholde uddybende samtaler samt 5) opbevaring af dokumentation til en eventuel tvist.
Endvidere vil vi indsamle og behandle dine egne offentliggjorte personoplysninger, hvilket typisk er sket på dine sociale medieprofiler, såsom Instagram, LinkedIN og Facebook[4], i det advokatfirmaet har en legitim interesse heri, da sådanne oplysninger benyttes i forbindelse med vores interne bedømmelsesproces. Oplysninger kan både være almindelige personoplysninger og følsomme personoplysninger.
Såfremt vi behandler dine følsomme personoplysninger, oplysninger om strafbare forhold og CPR-nr., vil det ske i medfør af dit givne samtykke hertil[5].
LOU ADVOKATER vil – såfremt det vurderes nødvendigt og legitimt – indhente dit samtykke til brug for indhentelsen af dine angivne referencer, hvilket typisk vil være fra tidligere arbejdsgivere[6].
LOU ADVOKATER VIDEREGIVER IKKE DINE OPLYSNINGER UDEN LOVLIGT GRUNDLAG
LOU ADVOKATER videregiver ikke dine personoplysninger til andre parter, medmindre det er strengt nødvendigt af hensyn til rekrutteringsprocessen, f.eks. indhentelse af reference eller opfyldelse af en retlig pligt, som påhviler advokatfirmaet.
I forbindelse med vores behandling af sagen overlader vi herudover personoplysninger om dig til udvalgte databehandlere, herunder leverandører af vores it-løsninger, som efter aftale med os behandler personoplysninger på vores vegne og efter instruks fra os. Alle data opbevares indenfor EU/EØS, og der er indgået databehandleraftaler i henhold til reglerne herom.
LOU ADVOKATER FORETAGER KORREKT SLETNING AF DINE PERSONOPLYSNINGER
Vi opbevarer dine personoplysninger indtil det ikke længere findes nødvendigt i forhold til varetagelsen af de behandlingsformål, som oplysningerne oprindeligt blev indsamlet til.
Din jobansøgning samt eventuelt indhentede oplysninger fra sociale medier samt referencer vil blive slettet efter en periode på 6 måneder, regnet fra tidspunktet for vores modtage af din ansøgning. Dog vil dine personoplysninger, som indgår i advokatfirmaets dokumentation for efterlevelse af databeskyttelseslovgivningen opbevares i 5 år[7].
Når vi skal fastlægge, hvor længe vi opbevarer sagens akter, herunder dine personoplysninger, vil vi lægge vægt på om der er opstået uenighed vedrørende sagsbehandlingen, og hvor længe vi risikerer at blive mødt med krav i anledning af sagens behandling.
NØDVENDIGE OPLYSNINGER?
Du har ikke en pligt til at afgive oplysninger til os i forbindelse med din opfordrede eller uopfordrede ansøgning. Imidlertid kræver vores rekrutteringsproces, særligt vores bedømmelse af dig som egnet kandidat, en række af dine personoplysninger. Hvis du nægter at afgive sådanne essentielle oplysninger til brug herfor, vil konsekvensen være, at vi ikke vil kunne tilbyde dig et job.
Såfremt du får tilbudt en stilling, skal du inden ansættelsen af egen drift oplyse om, hvorvidt du er bekendt med at lide af en sygdom eller har symptomer på en sygdom, som vil have væsentlig betydning for din arbejdsdygtighed i forbindelse med den tilbudte stilling[8]. Såfremt du tilbageholder sådanne oplysninger, kan det få ansættelsesretlige konsekvenser for dig.
DINE RETTIGHEDER
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os.
Ret til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som advokatfirmaet behandler om dig samt en række yderligere obligatoriske oplysninger i henhold til Databeskyttelsesforordningens artikel 15.
Ret til berigtigelse (rettelse): Du har i nogle tilfælde ret til at få berigtiget urigtige oplysninger, som advokatfirmaet har tilknyttet dig.
Ret til sletning: Du har i særlige tilfælde ret til at få slettet personoplysninger, forinden tidspunktet for advokatfirmaets generelle slettefrister indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af personoplysninger, som advokatfirmaet har tilknyttet dig.
Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må advokatfirmaet fremover alene behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod advokatfirmaets ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Ret til at få transmitteret oplysninger (dataportabilitet): Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført personoplysningerne fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, såfremt du er utilfreds med den måde, som advokatfirmaet behandler dine personoplysninger på.
Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.