Information om behandling af dine personoplysninger
LOU Advokater P/S har, som dataansvarlig, pligt til at oplyse dig om behandlingen af de personoplysninger, som advokatfirmaet behandler om dig. Såfremt du har nogle spørgsmål til behandlingen, eller såfremt du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du rette henvendelse til advokaten, alternativt pr. e-mail gdpr@lou.dk.
Identitet
Advokaters oplysninger er LOU Advokater P/S ( herefter advokatfirmaet ), CVR-nr.: 38718924, Østergrave 4, 3. sal, 8900 Randers C, Danmark.
Formål
Advokatfirmaet behandler dine personoplysninger med henblik på:
- at kunne foranledige og rådgive om overdragelse af den pågældende ejendom,
- at foretage tinglysning af dine rettigheder,
- at kunne komme i kontakt med dig,
- at sikre dokumentation i tilfælde af en tvist,
- at overholde advokatfirmaets pligter i henhold til dansk lovgivning, se straks nedenfor.
Advokatfirmaets legale pligter er blandt andet foretagelse af en kundekendskabsprocedure i henhold til hvidvaskloven, fremsendelse af oplysningsskrivelse samt indhentelse af samtykke i medfør af databeskyttelseslovgivningen, fremsendelse af sagsbekræftelse m.v. til dig med henblik på overholdelse af kravet om god advokatskik, iagttagelse af bogføringslovens regler, særligt bogføringslovens § 10, stk. 1, samt lov om formidling af fast ejendom.
Hvilke personoplysninger?
Advokatfirmaet behandler følgende kategorier af oplysninger om dig:
Kontaktoplysninger; navn, adresse, telefonnummer samt e-mail. CPR-nummer. Bankoplysninger; dit registreringsnummer og kontonummer, navnet på din bank samt kontaktoplysningerne på din bankrådgiver. Forsikringsoplysninger; Oplysninger om dine forsikringsforhold, såsom navn på dit forsikringsselskab, policenummer samt type af forsikring, typisk hus- og indboforsikring. Generelle ejendomsoplysninger; ejendommens adresse og matrikel nummer, restgæld i ejendommen, tinglyste rettigheder, såsom servitutter samt pant, købsaftalens vilkår, såsom købesum, overtagelsesdag m.v.
Grundlag for behandling
Behandlingen af dine personoplysninger i forbindelse med den juridiske bistand baseres hovedsageligt på databeskyttelsesforordningens artikel 6. Advokatfirmaets behandling af dine almindelige, herunder eventuelle fortrolige personoplysninger foretages på baggrund af advokatopdraget [1], advokatfirmaets nødvendighed for at overholde dets retlige forpligtelser[2], firmaets forfølgelse af dets legitime interesser[3] samt dit eventuelt frivilligt afgivne samtykke[4].
Advokatfirmaet vil behandle dit CPR-nr., hvilket vil ske, når det følger af lovgivningen, såsom ved firmaets foretagelse af en kundekendskabsprocedure i henhold til hvidvaskloven[5], hvis du har givet samtykke til firmaets behandling, f.eks. når videregivelsen sker til de for ejendomshandlen relevante aktører[6], hvis videregivelsen er påkrævet af en offentlig myndighed[7], såsom Tinglysningsretten, eller behandlingen er nødvendig for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares[8].
Legitime interesser
Som anført ovenfor behandler advokatfirmaet nogle af dine almindelige personoplysninger på baggrund af en interesseafvejning (kaldet interesseafvejningsreglen). De legitime interesser, der begrunder behandlingen er følgende:
- sikring af ejendomshandlens gennemførelse, hvormed nogle af dine personoplysninger, navnlig dine kontaktoplysninger, videregives til de for handlens relevante aktører, såsom din bank, Tinglysningsretten m.v. samt
- advokatfirmaets interesse i opbevaringen af dokumentation til en eventuel tvist mellem dig og firmaet
Dine interesser, grundlæggende rettigheder- og frihedsrettigheder, går ikke forud for firmaets førnævnte legitime interesser.
Modtagere
Advokatfirmaets juridiske bistand nødvendiggør en videregivelse eller overladelse af dine personoplysninger til en række modtagere[9] med henblik på at opfylde de formål, hvortil dine personoplysninger er indsamlet. Formålene med firmaets behandlingsaktiviteter er beskrevet under punktet formål.
Advokatfirmaet foretager elektronisk indtastning og/eller behandling af samtlige af dine personoplysninger, hvormed personoplysningerne overlades til firmaets IT-leverandør, p.t. UNIK System Design A/S, CVR-nr.: 17512692. UNIK System Design A/S behandler ikke direkte dine personoplysninger, men har i visse henseender fuld adgang til samtlige oplysninger indeholdt i systemet, da UNIK overvåger og sikrer systemdriften.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med ejendomshandlen videregives kopi af det tinglyste skøde, der indeholder dit navn, adresse og ejendommens adresse, samt i visse tilfælde købsaftalen, hvori blandt andet den aftalekøbesum og overtagelsesdag indgår, til din bank samt til dit realkreditinstitut.
Endvidere vil advokatfirmaet videregive oplysninger om deponeringskontoen, dine bankoplysninger, såsom dit registreringsnummer og kontonummer, navnet på din bank samt kontaktoplysningerne på din bankrådgiver samt dit CPR-nr. til den tilknyttede ejendomsmægler samt til rådgiveren for personen, der enten køber eller sælger din ejendom, hvilket typisk vil være en advokat.
Såfremt advokatfirmaet forestår tinglysningen af ejendomshandlen, vil dine personoplysninger i form af dit navn, CPR-nr., adresse, overtagelsesdag samt købesum, blive videregivet til Tinglysningsretten, hvilket sker med henblik på tinglysning af dine rettigheder.
I tilfældet, hvor den handlede ejendom udgør en ejerlejlighed vil advokatfirmaet videregive oplysninger om ejerskiftet, såsom din adresse, tlf.nr. og e-mail, overtagelsesdagen samt ejendommens adresse til ejerforeningens tilknyttede administrator. Såfremt ejerforeningen ikke administreres eksternt, vil førnævnte personoplysninger i stedet blive videregivet til ejerforeningens formand.
Såfremt advokatfirmaet forestår eller blot deltager i indhentelsen af rapporter eller undersøgelser, såsom tilstandsrapport, el-rapport og jordbundsundersøgelse for nybyg, vil dine personoplysninger, såsom navn, adresse, tlf.nr., e-mail samt ejendommens adresse, blive videregivet til de(n) aktør(er), som skal udfærdige rapporterne eller undersøgelserne.
Andre kilder
Advokatfirmaet modtager i visse tilfælde personoplysninger om dig fra andre kilder end fra dig selv. Da personoplysningerne er indsamlet fra en anden kilde, vil nedenstående oplysninger opfylde de indholdsmæssige krav i databeskyttelsesforordningens § 14 stk. 1, litra d samt stk. 2, litra f.
I tilfældet, hvor advokatfirmaet forestår indhentningen af et ejerlejlighedsskema til brug for ejendomshandlen, vil advokatfirmaet modtage personoplysninger om dig, såsom eventuelle restancer over for ejerforeningen, oplysninger om fællesudgifter, forsikringsforhold, el, vand, varme, ejerforeningens tinglyste sikkerhed, ejerforeningens referater, budgetter og regnskaber samt vedtægter og husorden m.v., fra ejerforeningen eller dets administrator.
Såfremt advokatfirmaet skal indhente tilstandsrapport, tilbud på ejerskifteforsikring, el-rapport og/eller energimærkerapport, vil firmaet modtage de deri indeholdt personoplysninger om dig fra de respektive aktører.
Opbevaring/slettefrister
Advokatfirmaet vil kontinuerligt under og efter den juridiske bistand foretage en vurdering af, hvornår opbevaringen af dine personoplysninger helt eller delvist ikke længere er nødvendig i forhold til formålene, som dine enkelte personoplysninger oprindeligt blev indsamlet til.
Formålene med behandlingen er beskrevet oven for.
Dine personoplysninger, der indgår i advokatfirmaets bogføringsmateriale, opbevares i 5 år, regnet fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører[10]. Personoplysningerne, der indgår i den foretagne kundekendskabsprocedure vil blive opbevaret i 5 år, regnet fra forretningsforbindelsens ophør eller den enkeltståendes transaktions gennemførelse[11]. Dine personoplysninger, som indgår i advokatfirmaets dokumentation for efterlevelse af databeskyttelsesforordningen, vil opbevares i 5 år[12].
Advokatfirmaet vil dog slette dine personoplysninger efter en absolut frist på 10 år efter sagens arkivering[13]. Førnævnte slettefrister kan fraviges, såfremt en helhedsvurdering af samtlige relevante forhold tilsiger andet. Til fastlæggelsen af tidsrummet vil følgende kriterier tillægges betydning:
- Hvorvidt advokatfirmaet har et dokumentationsbehov overfor dig eller tredjemand, herunder med henblik på at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
- Hvorvidt opbevaringen af dine personoplysninger er nødvendigt af hensyn til behandlingen samt det formål, hvortil oplysningerne er indsamlet til.
- Din interesse i at personoplysningerne slettes.
Nødvendige informationer
Du har ikke en egentlig pligt til at afgive dine personoplysninger til advokatfirmaet, hvorfor det er frivilligt, om du ønsker at afgive disse eller ej. Såfremt du ikke ønsker at oplyse de påkrævede personoplysninger til brug for ejendomshandlens gennemførelse, som firmaet forespørger f.eks. dine legitimationsoplysninger til brug for foretagelse af en kundekendskabsprocedure i henhold til hvidvaskloven, skal du være opmærksom på at det ikke vil være muligt for advokatfirmaet, at repræsentere dig i forbindelse med ejendomshandlen.
Rettigheder
Din ret til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som advokatfirmaet behandler om dig i forbindelse med ejendomshandlen samt en række yderligere obligatoriske oplysninger i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 15.
Din ret til berigtigelse (rettelse): Du har i nogle tilfælde ret til at få berigtiget urigtige oplysninger, som advokatfirmaet har tilknyttet dig i forbindelse med ejendomshandlen.
Din ret til sletning: Du har i særlige tilfælde ret til at få slettet personoplysninger, forinden tidspunktet for advokatfirmaets generelle slettefrister indtræffer.
Din ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af personoplysninger, som advokatfirmaet har tilknyttet dig i forbindelse med ejendomshandlen, begrænset[14].
Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må advokatfirmaet fremover alene behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Din ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod advokatfirmaets ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Din ret til at få transmitteret oplysninger (dataportabilitet): Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført personoplysningerne fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Din ret til at trække et samtykke tilbage: Såfremt du giver samtykke til advokatfirmaets behandling af dine personoplysninger, vil et sådant samtykke på ethvert tidspunkt kunne trækkes tilbage. Din ret hertil fremgår af databeskyttelsesforordningens artikel 7, stk. 3. Du skal være opmærksom på at tilbagekaldelsen af et givet samtykke ikke kan foretages med tilbagevirkende kraft, således virkningen af en tilbagekaldelse vil være, at advokatfirmaets behandling af dine personoplysninger fremover ikke må finde sted.
Advokatfirmaets behandling af dine personoplysninger kan dog fortsættes, hvis der oprindeligt var eller efterfølgende er et andet behandlingsgrundlag, fx af hensynet til at opfylde en kontrakt.
Hvis advokatfirmaet fortsætter behandlingen, selvom du har trukket samtykket tilbage, vil du blive orienteret om at behandlingen fortsættes samt behandlingsgrundlaget for den videre behandling.
Klage?
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, såfremt du er utilfreds med den måde, som advokatfirmaet behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.